Konferenssihakuun arvokasta käytännön apua Oulu Convention Bureaulta

Elokuussa 2021 Oulun yliopisto järjestää fysiikan alaan kuuluvan kansainvälisen konferenssin nimeltä International Conference on Electronic Spectroscopy and Structure (ICESS). Ouluun tämä maineikas ja tärkeä konferenssi saatiin Oulu Convention Bureaun avustuksella.

Kuva: Oulun yliopiston nano- ja molekyylisysteemien tutkimusyksikköä johtava professori Marko Huttula kävi viime lokakuussa Shanghaissa esittelemässä suunnitelman seuraavan ICESS-konferenssin järjestämisestä Oulussa.

Uusiutuva energia, kestävä kehitys ja ilmastonmuutos ovat teemoja, joita varmasti tullaan käsittelemään elektronirakenteen ja -spektroskopian konferenssissa Oulussa reilun kahden vuoden kuluttua, arvelee elektronispektroskopian professori Marko Huttula Oulun yliopistosta.

”Kysymykset liittyvät tulevaisuuden materiaalitutkimukseen, ilmakehätutkimukseen, ympäristötutkimukseen ja puolijohdemateriaalien tutkimukseen”, hän kertoo.

Ilman Oulu Convention Bureaun (OCB) apua näitä olennaisia kysymyksiä pohdittaisiin jossain muualla päin maailmaa.

ICESS-konferenssissa Stony Brookin yliopistossa New Yorkissa syksyllä 2015 Marko Huttula sai ensimmäisen kerran idean, että konferenssia voitaisiin hakea Ouluun. Konferenssia haettiin pidettäväksi yhteisvoimin Uppsalan ja Oulun yliopistojen kanssa vuodelle 2018. Tuolloin valinta osui kuitenkin Shanghaihin.

Syksyllä 2017 Huttula tapasi Oulu Convention Bureaun Riina Aikion ja Helena Pikkaraisen kongressijärjestäjien vastaanotossa Oulun kaupungintalolla. Huttula vakuuttui, että konferenssia kannattaa hakea yksistään Ouluun, sillä täällä konferenssihakuun on tarjolla järeämpää apua kuin Uppsalassa.

Ammattimaiset asiakirjat auttoivat

Oulu Convention Bureaulta Marko Huttula sai muun muassa tarvittavat hakudokumentit, joista keskeinen on kongressin kutsumateriaali (bid book).

”Itse pääsin helpolla. Minun ei tarvinnut kuin muutama rivi kirjoittaa tieteellisestä sisällöstä”, Huttula sanoo.

OCB:n avustuksella kutsumateriaaliin koostettiin muun muassa Oulun ja konferenssitilojen esittelyt, budjettilaskelma, alustava konferenssiohjelma ja oheisohjelmavaihtoehtoja, majoituspaikkoja sekä kaupunginjohtajan ja yliopiston rehtorin tervehdykset.

”Siitä tuli todella hyvän ja ammattimaisen näköinen. Materiaali näytti, että Oululla on kykyä toteuttaa konferenssi. Oikeastaan muita varteenotettavia vaihtoehtoja boardilla ei Oulun lisäksi ollut, kun he olivat materiaaliin tutustuneet”, Huttula sanoo.

Vuoden 2021 konferenssipaikasta päätettiin viime syksyn konferenssissa Shanghaissa. Pari viikkoa ennen matkaa Huttula havahtui siihen, ettei hänellä ole esitysmateriaalia valmiina. Hän oli aikeissa pyytää niitä OCB:ltä, mutta materiaalit ilmestyivät professorin sähköpostiin ennen kuin hän ehti itse niitä pyytää.

”Olin erittäin tyytyväinen”, Huttula kiittelee.

Näyteikkuna oululaisille fysiikan tutkijoille

Esittäytyminen Shanghaissa meni toivotulla tavalla, ja Oulu sai pidettäväkseen järjestyksessään viidennentoista ICESS-konferenssin. Konferenssi on järjestetty vuodesta 1971 lähtien.

Marko Huttulan mielestä on hienoa, että Oulu pääsee järjestäjätahojen jatkumoon. Konferenssi on aiemmin ollut Kiinan ja Yhdysvaltojen lisäksi esimerkiksi Japanissa, Ranskassa ja Italiassa.

”Tietenkin konferenssi tuo meidät näkyväksi kansainväliselle tiedeyhteisölle. Jo hakuvaihe oli tärkeä tunnettuuden kannalta, kun saimme esitellä materiaalimme alan eksperteille. Tutkijat saattavat joskus ajatella, että vain tutkimuksen tekeminen toisi arvostusta. On kuitenkin tärkeä myös näyttää, mitä teemme”, Huttula toteaa.

Nyt järjestämisvastuu siirtyy suurimmaksi osaksi Oulun yliopiston omalle järjestelytoimikunnalle. OCB:n kanssa tehdyn konferenssisuunnitelman ansiosta järjestäjät saavat nyt keskittyä konferenssin tieteellisen sisällön rakentamiseen.

”Mitään suuria huolenaiheita ei tässä vaiheessa enää ole”, summaa Huttula.